Privacybeleid Administratiekantoor Van Kleef B.V.

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Kennis, kunde, deskundigheid en vertrouwen zijn belangrijke pijlers voor Administratiekantoor Van Kleef B.V. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen en u daarover te informeren. Op deze pagina leest u
welke gegevens we verzamelen als u de website en/of diensten van Administratiekantoor Van Kleef B.V. (hierna: “Administratiekantoor Van Kleef” of “wij”) gebruikt en waarom wij deze gegevens verzamelen.

Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van onze website en van onze diensten en wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is Administratiekantoor Van Kleef en op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Administratiekantoor Van Kleef is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd en kantoorhoudende te 3991 CL Houten aan de Vleugelboot 52 en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 66076412. Telefonisch kunt u ons bereiken via 06-21669118 en per e-mail via [email protected].

Dit privacybeleid is van toepassing op:

– klanten/relaties van Administratiekantoor Van Kleef;
– potentiële klanten/relaties met wie Administratiekantoor Van Kleef contact heeft gelegd, wil leggen of heeft gehad;
– bezoekers van de website van Administratiekantoor Van Kleef;
– ontvangers van nieuwsberichten en e-mails van Administratiekantoor Van Kleef;
– alle andere personen die contact opnemen met Administratiekantoor Van Kleef of van wie Administratiekantoor Van Kleef persoonsgegevens verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt Administratiekantoor Van Kleef?

Op onze website (www.administratiekantoorvankleef.nl) kunt u bekijken welke diensten en producten wij
aanbieden en kunt u een passende dienst/product afsluiten/afnemen. Uiteraard kunt u een dienst ook op een
later moment afsluiten, bijvoorbeeld via de e-mail of bij ons op kantoor. Wanneer u zich aanmeldt voor een
van onze diensten of producten vragen we u om de volgende (persoons)gegevens te verstrekken:

Uw gegevens:

• NAW-gegevens;
• geslacht;
• telefoonnummer;
• e-mailadres.

Uw bedrijfsgegevens:

• rechtsvorm;
• bedrijfsnaam;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• factuuradres;
• postcode en plaats;
• e-mailadres;
• indien van toepassing: UBO-verklaring (“Ultimate Benificial Owner” of “uiteindelijk
  belanghebbende”).

Betaalgegevens:

• IBAN en tenaamstelling.

Persoonsgegevens door u verstrekt:

• contactgegevens en andere persoonsgegevens, ingevuld op bijvoorbeeld visitekaartjes, contactformulieren of andere (web)formulieren dan wel verstrekt via de e-mail of social media (zoals LinkedIn);
• contactgegevens verstrekt tijdens (telefoon)gesprekken, events, cursussen, seminars etc.

Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsberichten, e-mails
of daaraan gerelateerde technologieën:

• IP-adres, type browser en besturingssysteem;
• uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige
  bezoek, de bekeken pagina’s en items, de wijze waarop door de website wordt genavigeerd en of u
  een nieuwsbericht of e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt.

Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:

• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media, zoals Facebook en LinkedIn;
• persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites.

3. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden wordt de verzamelde informatie gebruikt?

Uw informatie zal voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden worden gebruikt:

• Het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u partij bent. In het kader van onze dienstverlening kunnen wij ook bijzondere persoonsgegevens verwerken. Hiernaast kunnen dergelijke persoonsgegevens verwerkt worden om u van adequate informatie te voorzien, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om fraude te voorkomen en de veiligheid en integriteit van de financiële sector, onze organisatie, medewerkers en cliënten te waarborgen. Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij alleen voor de in de AVG genoemde doeleinden. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om financiële informatie waaronder maar niet beperkt tot inkomsten, uitgaven, salarisstroken, schulden, banksaldi, leningen, verzekeringen ed.
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Administratiekantoor Van Kleef. Onder andere om u informatie toe te zenden omtrent onze producten/diensten (marketingdoeleinden), om te reageren op vragen en/of klachten die u heeft en
  om de website te beveiligen, aan te passen en te verbeteren.
• U heeft toestemming gegeven. Onder andere om informatie over u te verstrekken aan derden of om u op de hoogte te houden van de ontwikkeling van onze producten/diensten. Indien er bijvoorbeeld een uitbreiding komt van de mogelijkheden met de diensten/producten, kunnen wij dat aan u laten weten. Ook kunnen wij u op de hoogte houden van nieuwsberichten. Mocht u geen e-mailberichten van Administratiekantoor Van Kleef willen ontvangen, dan kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar [email protected]. Ook kunt u zich te allen tijde afmelden voor dergelijke e-mails die wij sturen door middel van een afmeldlink.
• Gebruik door derden. Als u ons persoonsgegevens verstrekt in verband met onze diensten, dan worden deze persoonsgegevens niet gedeeld met derden, behoudens en voor zover dat uit dit privacybeleid blijkt. Zo kunnen wij derden inschakelen om werkzaamheden uit te besteden. Deze
  derden verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en ten behoeve van (de doeleinden van) Administratiekantoor Van Kleef. In enkele incidentele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden, wanneer het gunstige gevolgen heeft voor de dienstverlening aan de klant.
  Eventuele werknemers van Administratiekantoor Van Kleef zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Ten slotte kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien Administratiekantoor Van Kleef daartoe op basis van wet- en/of regelgeving
  verplicht is.

4. Hoelang bewaart Administratiekantoor Van Kleef persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. Tenzij Administratiekantoor Van Kleef verplicht is om op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, hanteert Administratiekantoor Van Kleef de wettelijke bewaartermijnen.

5. Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?

Uw gegevens worden opgeslagen in een adequaat beschermde Cloudomgeving. Administratiekantoor Van Kleef maakt gebruik van Google Cloud. Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (“verwerkers”) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die software bieden en/of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

6. Op welke wijze wordt uw persoonlijke informatie beschermd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zo zijn onze computers en andere devices (zoals laptops, tablets en mobiele telefoons), alsmede onze website (‘https’) afdoende beschermd en hanteren wij een professioneel systeem van Hostnet, een en ander met persoonlijke wachtenwoorden die regelmatig veranderd worden. Indien van toepassing worden papieren dossiers in een versleutelde kast opgeslagen die louter door de behandelende medewerker ingezien worden. Voor meer informatie over hoe wij deze beveiliging concreet inrichten, kunt u contact opnemen via [email protected].

7. Cookies

Via deze website (www.administratiekantoorvankleef.nl) kan Administratiekantoor Van Kleef gebruikmaken van cookies. Hiermee wordt informatie in de vorm van een tekstbestand op de harde schijf van uw apparaat opgeslagen. Cookies worden gebruikt om de website op een gebruiksvriendelijke manier
te leveren of om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Hiernaast kan gebruikt gemaakt worden van Google Adwords.
Administratiekantoor Van Kleef maakt gebruik van Google Analytics waardoor cookies worden verwerkt. Administratiekantoor Van Kleef heeft ter zake met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en de gegevens worden anoniem verwerkt. Hiernaast is ‘gegevens delen’ uitgeschakeld en er wordt niet gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics-cookies.

8. Kennisneming, verbetering en overdraagbaarheid van uw gegevens

Indien u de gegevens wilt zien die bij ons over u zijn vastgelegd, kunt u een verzoek tot inzage doen. Dit verzoek kan verstuurd worden naar [email protected] zal binnen vier (4) weken reageren op uw inzageverzoek. Als u veranderingen wilt aanbrengen in de gegevens die u heeft gezien naar aanleiding van uw inzageverzoek, kunt u een verzoek hiertoe doen op voornoemd e-mailadres. U kunt verzoeken dat Administratiekantoor Van Kleef uw gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt. Administratiekantoor Van Kleef zal binnen vier (4) weken reageren op uw verzoek. Indien Administratiekantoor Van Kleef uw verzoek afwijst zal zij in haar antwoord aangeven waarom het verzoek
om de gegevens aan te passen wordt afgewezen. U heeft tevens het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en
leesbare vorm te verkrijgen en over te laten dragen. Dit verzoek kan verstuurd worden naar [email protected].

9. Kan dit privacybeleid worden gewijzigd?

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op onze website en daarbij wordt de laatstgenoemde wijzigingsdatum vermeld. Wij adviseren u daarom regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

10. Waar kunt u terecht met een klacht?

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen. Wij streven naar het vinden van een gezamenlijke oplossing. Komen wij er samen toch niet uit, dan kunt u uw klacht indienen bij de overheidsrechter of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Disclaimer, vragen en feedback

De website kan hyperlinks bevatten waarmee u de omgeving van Administratiekantoor Van Kleef verlaat en op de website van een andere partij terecht komt. Administratiekantoor Van Kleef heeft geen zeggenschap over diensten en/of websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat ten aanzien van deze diensten en/of websites van derden een ander privacy statement van toepassing is. Dit privacybeleid heeft alleen betrekking op (persoons)gegevens die door Administratiekantoor Van Kleef worden verwerkt. Administratiekantoor Van Kleef accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via [email protected] of een brief sturen naar Administratiekantoor Van Kleef B.V., 3991 AS Houten aan de Nieuwe Schaft 21.